سوال 2183

سیستم‌ سازی
۱. بهینه‌سازی افراد

یک قدم بسیار مهم و کلیدی در بهینه‌سازی افراد، استخدام افراد مناسب است. استخدام یک کار بسیار ارزشمند و وقت‌گیر است. اغلب مدیران به استخدام به دید یک بحران نگاه می‌کنند که باید در کمترین زمان حل شود. یک سیستم‌ساز می‌داند باید وقت و انرژی کافی برای استخدام افراد مناسب بگذارد.
قدم مهم دیگر واگذاری کارها است. تا جایی که امکان دارد کارها را به کارمندان واگذار کنید.

هر وقت با کار جدیدی مواجه می‌شوید که باید انجام شود، ابتدا از خود بپرسید: چه کسی می‌تواند این کار را به‌خوبی انجام بدهد؟ اگر شخص مناسبی وجود ندارد از خود بپرسید: چه کسی با کمی آموزش و کمک می‌تواند این کار را انجام دهد؟

توانمندی کارکنان را دسته کم نگیرید. احتمالا کارمندانی دارید که با کمی راهنمایی و تشویق می‌توانند کارهایتان را بهتر از خودتان انجام بدهند!

به‌جای کنترل لحظه به لحظه کارکنان، آن‌ها را به حال خودشان رها کنید. ولی هر هفته جلسات منظمی داشته باشید و روند پیشرفت کارها و همچنین مشکلات احتمالی را بررسی کنید.

شاید لازم باشد جایگاه برخی از کارکنان را تغییر بدهید. به عده‌ای از آن‌ها مسئولیت‌های کلیدی‌تری بدهید. حتی شاید مجبور شوید برخی از کارکنان را اخراج کنید.







هرم مازلو در مدیریت کارکنان

اگر می‌خواهید کارکنان بدون حضور شما همیشه به‌خوبی کار کنند باید سعی کنید طبق نمودار زیر، انگیزه کارکنان را از موارد ابتدایی پایین هرم به موارد بالاتر ارتقا دهید. اگر تنها انگیزه کارمند موارد مالی باشد، خیلی راحت ممکن است وقتی که نیستید خوب کار نکند و حتی در اولین فرصت شما را ترک کند. اگر بتوانید افراد را به بالاترین سطح برسانید، آن‌ها احساس کنترل کامل بر کارشان دارند و احساس می‌کنند در محل کار شما، خودشان یک کسب‌و‌کار کوچک دارند و اختیارات کافی دارند. اگر کارکنان به چنین جایگاهی برسند، بدون حضور مدیر هم به‌‌خوبی کار می‌کنند چون احساس می‌کنند کار را برای خودشان انجام می‌دهند و نه برای شما.

بهینه‌سازی ابزار (تجهیزات)

برای سیستم‌ سازی شاید لازم باشد تجهیزات جدیدی تهیه کنید یا از تجهیزات موجود بهتر استفاده کنید. مثلا با نصب و راه‌اندازی یک سیستم تلفنی VOIP می‌توانید از راه دور، پیام‌های تلفنی را گوش کنید. همچنین می‌توانید از تماس‌های تلفنی گزارش بگیرید، میانگین زمان مکالمات را ببینید و همچنین مکالمات خیلی طولانی را بررسی کنید تا ببیند مشکل چه بوده است.

استفاده از سامانه پیامکی هوشمند، سیستم پاسخگویی خودکار ایمیل، فکس آنلاین و … کمک می‌کند تا بسیاری از کارها راحت‌تر و سریع‌تر انجام شوند. همچنین نصب نرم‌افزارهایی برای چت داخلی می‌تواند فرایندهای کاری را آسان‌تر کند.

تجهیزات زیادی به صورت سخت‌افزار یا نرم‌افزار وجود دارد و بسیاری از کارهای تکراری و خسته‌کننده را خودکارسازی می‌کند. برای شروع سیستم‌ سازی باید ببینید در کدام قسمت‌های کسب‌و‌کار نبودن تجهیزات مناسب کار را سخت‌تر و طولانی‌تر می‌کند. اهمیت ابزار خوب و حرفه‌ای را دست‌کم نگیرید.
بهینه‌سازی اسناد (دستورالعمل‌ها)

شاید بزرگ‌ترین ضعف اغلب کسب‌و‌کار در این مورد باشد. هر فعالیتی که در کسب‌و‌کار انجام می‌شود باید دستورالعمل مشخصی داشته باشد. در بسیاری از شرکت‌ها دستورالعمل مشخصی وجود ندارد. مثلا شما باید یک دستورالعمل صحبت با مشتری داشته باشید. اگر مشتری بگوید چرا قیمت شما این‌قدر زیاد است، همیشه باید یک پاسخ یکسان بشنود و آن پاسخی است که شما در دستورالعمل پاسخگویی به مشتری نوشته‌اید. اگر کسی تخفیف می‌خواهد واکنش شما و هرکدام از فروشندگان باید دقیقا یکسان باشد. پس تمام حالت‌های ممکن را پیش‌بینی کنید و سپس دستورالعمل تهیه کنید.

حتی برای کارهایی که فقط خودتان انجام می‌دهید دستورالعمل درست کنید، چون اگر کاری را مدتی انجام ندهید، شاید جزئیات آن به فراموشی سپرده شود. مثلا برای استخدام، اخراج، پاسخگویی اعتراضات مشتریان و … دستورالعمل‌های دقیقی تهیه کنید. هر وقت دیدید دستورالعمل تهیه‌شده عالی نیست آن را بهبود بدهید.

در بسیاری از شرکت‌ها این دستورالعمل‌ها فقط در ذهن کارکنان وجود دارد و جایی ثبت نشده است. به همین دلیل اگر یکی از کارمندان یا خود مدیر چند روز غایب باشد همه‌چیز به هم می‌ریزد.

مزیت داشتن دستورالعمل آن است که می‌توان آن را مدام بهبود بخشید. پس از مدتی شما راهنمای مکتوب ارزشمندی دارید که باعث می‌شود تمام قسمت‌های کسب‌و‌کارتان به‌خوبی کار کند.